Приручаем Microsoft Money. Учтётся всё.
MS Money настроена, структура продумана, все готово к наполнению содержимым. Осталось выяснить, как это правильно сделать. Куда записывать движения денежных средств, как не забыть об оплате счетов, в каком виде хранится история платежей и что можно автоматизировать – ответы на эти вопросы читайте далее.
Данная часть работы своими однообразными действиями напоминает бесконечную мыльную оперу: расходы в одну сторону, доходы – в другую, переводы – в третью. Но именно эта информация наполняет программу жизнью. Из набора менюшечек и кнопочек превращает в мощный финансовый инструмент. Отчеты, финансовая история, прогнозы, выполнение бюджета – всё это невозможно сформировать без предварительно введеных транзакций.
Хоть работа и рутинная, бояться её не стоит. Наскучить такой процесс не успевает, поскольку занимает очень мало времени – 5-10 минут в день. Основная проблема заключается в том, чтобы приучить себя к регулярным визитам. На мой взгляд, оптимальная схема выглядит так: запоминать все расходы, совершенные в течение дня, а вечером переносить их все в MS Money. Дабы не хранить всю эту информацию в голове, желательно либо фиксировать ее на бумаге, либо хранить чеки с суммами. Если же есть коммуникатор, который работает на базе Windows Mobile, можно установить программы Cash Organizer или SPB Finance и записывать всю информацию туда. В этом случае, достаточно будет вечером прийти домой, подключить коммуникатор к компьютеру, запустить синхронизацию и проверить появившиеся расходы в MS Money.
Записываем.
Как я уже сказал чуть выше, MS Money оперирует тремя типами транзакций: расход, приход, перевод. В зависимости от выбранного типа расчетного счета они могут называться по-разному – withdraw/deposit, spend/receive – но суть остается неизменна. Для того, чтобы записать транзакцию на соответствующий счет, достаточно кликнуть на его название либо на домашней странице, либо в списке счетов (Banking –> Account list). Как результат – увидите всю историю финансовых операций по данному счету
Обратите внимание, что в нижней части окна расположена удобная форма для ввода транзакций. Форма состоит из трех закладок, каждая из которых предназначена для ввода определенного типа операции: Расход (Spend), Приход (Receive), Перевод (Transfer).
Чтобы завести расходную транзакцию, достаточно кликнуть на названии закладки нужного типа:
Далее указываем дату (Date:), выбираем плательщика из заранее составленного списка (Pay to:), вводим нужную сумму (Amount:), выбираем категорию (Category:) и, в случае необходимости, добавляем комментарий в поле Memo:
Приход заполняется практически также:
В поле From: указываем организацию или персону, от которой были получены денежные средства, выбираем нужную категорию, вводим сумму и добавляем комментарий. Приход оформлен.
Последний тип транзакции – перевод с одного счета на другой.
В поле From: указываем счет, с которого осуществляется перевод, в поле To: - счет на который переводятся деньги. Ну и конечно, дата, сумма, комментарий.
Если работать с формой вам будет некомфортно, можно спрятать её, убрав соответствующую галочку:
В таком случае, все записи будут вестись непосредственно в реестре и выглядеть вот так:
Обратите внимание, что сумму вы можете вписать либо в столбик «Расход», либо в столбик «Приход». Перевод в данном случае записывается, как обычный расход, при это в качестве категории указывается Special –> Transfer: <Имя счёта>.
Кстати, любая из транзакций (кроме переводов) может быть дополнительна разбита по статьям. Для этого необходимо нажать кнопку »Split» рядом с полем категории. Откроется окно, в котором можно будет ввести более детальные составляющие. Например, так:
Честно говоря, ни разу этим не пользовался, но кто-то может найти подобную дополнительную группировку удобной.
Так. Вроде всё самое интересное по транзакциям рассказал. Перейдем к оплате счетов.
Счет платежом красен.
Я ни разу не видел человека, который любит платить по счетам. Неприятное это дело. :)
Держать в голове информацию о том, что и когда надо оплачивать, также удовольствие сомнительное.
Видимо, разработчики MS Money разделяют проблемы рядового человека, поскольку постарались сделать так, чтобы на ввод информации по счетам уходило минимум времени. Плюс к этому, в Money встроен календарь, где можно отследить график оплаты счетов. Очень удобная функция
Вся информация о счетах находится на закладке «Bills«. Счета представлены единым списком, внешний вид которого практически идентичен списку транзакций:
Здесь же с помощью кнопки «New» вводятся новые счета:
Заполняем поля счета:
Pay to: - получатель платежа;
Pay from: – с какого расчетного счета производить списание средств;
Next payment date: – дата следующего платежа по счету;
Amount: - сумма платежа. Справа от суммы вы можете указать постоянна ли она или меняется от платежа к платежу;
Category: – категория расходов. Можно в свою очередь разделить на более детальные подкатегории, нажав кнопку «Split»;
Memo: – комментарий на память.
После нажатия кнопки ОК, счет попадет в общий список (реестр):
Обратите внимание: в реестре видно, что один из счетов просрочен (overdue), видно, насколько он просрочен (days overdue) и сколько раз (occurencies past due) этот периодический счет не был оплачен. Также в небольших календариках в нижней части окна, отдельно подсвечиваются те даты, на которые приходятся расходы по счетам.
Для того, чтобы записать расходы по счету, нужно либо два раза нажать на нужный счет в реестре, либо выделить его одним кликом, а затем нажать кнопку «Enter in register..». Откроется окно, в котором уже будут указаны все необходимые детали платежа. Проверяем и жмем «Record payment». Если все получилось, платеж появится в общем списке транзакций.
Также можно отредактировать детали счета (Edit), пропустить платеж по счету (Skip) или попросту удалить счет (Delete).
Все предстоящие платежи по счетам можно посмотреть в платежном календаре (Bills –> Bills Calendar)
Теперь, после того как вы ввели расходы, счета и прочую информацию, вернитесь на домашнюю страницу и посмотрите, насколько интереснее и информативнее она стала:
Единственный пустующий раздел – Spending tracker - предназначен для отображения информации о текущем выполнении бюджета. Нет бюджета – нечего показывать. Будем исправлять ситуацию. :)
Смотрите также:
Часть 1 - Почему именно MS Money и с чего начать
Часть 2 - Счета, категории, получатели
Часть 4 - Формирование бюджета и отслеживание его выполнения.
Часть 5 – Какие отчеты есть в программе и насколько они полезны.
Popularity: 35% [?]
Распечатать
Самое важное MS Money – это Cash Flow – прогнозируемые остатки на активных счетах. В Bills занесены все будущие платежи и периодические и разовые, которые мне известны.
Также в Bills я занес все будущие поступления и транзакции между счетами.
Размеры всех будущих операций беру из отчетов, тщательно перепроверяю еженедельно и ежемесячно, особенно если наблюдается отклонение реальности от плана.
В итоге есть вся информация о будущем состоянии дел на активных счетах (наличка, банковские счета и пр.), которую можно наблюдать на Cash Flow на 90дней вперед или хоть на 12 месяцев вперед, но тут достоверность ниже.
По Cash Flow я могу видеть, например, отрицательный остаток налички через 60 дней, и у меня есть время разобраться с этой проблемой (отсрочить платежи – договориться, задержать оплату счетов – передвинуть дату платежа в Bills, потрясти должников или договориться о кредите). Также можно легко планировать крупные траты – купить за наличку или в кредит – заносим будущие платежи в Bills и смотрим результат в Cash Flow, если минусов не видим и уверен в своих запланированных доходах, то можно действовать.
Бюджет пробовал заводить, но необходимости в нем не вижу. Работаю с MS Money с 95г.
В течении дня заношу операции в КПК и синхронизирую вечером с ПК. на КПК Cash Organizer или SPB Finance.
Вопрос: возможно ли где купить MS Money 2009 за Web Money ?
Я периодически смотрю отечественные программы учета, но пока не вижу там удобного Cash Flow с графическим представлением.
апреля 22, 2009
Здесь речь идет, скорее, о MS Money для домашнего использования. Там где в ходу транзакции и бюджет.
Вы, насколько я понимаю, пользуетесь этой программой для финансового мониторинга небольшого бизнеса. Там да, прогноз и важен и полезен.
Что касается бюджета, то он может пригодится бизнесу. На месяц ли прогнозировать или на квартал – тут надо решать по ситуации. Другое дело, что когда бизнес маленький – всё вроде и так на виду. Но порядок должен быть. У Вас, кстати, роль бюджета выполняет Cash Flow. Есть даже деление по категориям: счета, кредиты, долги и т.д. Еще бюджет очень удобно использовать для проектов: запланировали, записали, отслеживаете.
Последняя версия – Microsoft Money Plus. И она вроде 2008. Что касается покупки, то я видел только два варианта : amazon.com и Microsoft. amazon.com продает коробки и, следовательно, в Россию не поставляет.
Microsoft продает электронные варианты, но почему-то только в США и Пуэрто-Рико. Хотя, на форумах пишут, что если ввести левый американский адрес и настоящий номер кредитной карты, то удается скачать. http://www.cdnbusinessdirectory.com/microsoft-money/25739-ordering-money-plus-outside-us
Но это на свой страх и риск :)
Хотя достойных отличий от той же 2007 версии я не нашел: http://www.microsoft.com/money/whatisnew.mspx
апреля 23, 2009
«…Для того, чтобы записать транзакцию на соответствующий счет, достаточно кликнуть на его название либо на домашней странице, либо в списке счетов (Banking –> Account list). Как результат – увидите всю историю финансовых операций по данному счету….»
и вот, задача стала у меня, – а как увидеть всю историю операций по всем счетам, не по одному?
августа 3, 2009
п.с.
в отчетах нашел, но в отчетах не считается ))
августа 3, 2009
Есть отчетик Account transactions. Но там не особо удачная логика
Можно Transaction by category, Transaction by payee. Там по умолчанию все счета и, вроде, суммируется.
августа 3, 2009
Еще задачка.
на главной странице я показываю графики Income and expenses и Spending by category. Период по умолчанию задан как последние 30 дней. Это не несет практического смысла, так как отчетный период у меня календарный месяц. Как сделать так чтобы этот период был, например, текущий месяц?
августа 4, 2009
Еще.
Можно ли вывести на главную (home) какой-то свой отчет?
августа 4, 2009
Боюсь, что мне нечем Вас порадовать. Ни то ни другое не возможно, похоже.
В настройках отчета можно выбрать Custom dates, но на титульной странице остается вариант по умолчанию.
Добавить свой отчет на титульную страницу, видимо, тоже нельзя.
августа 4, 2009
Как вы учитываете долги? То, что вы дали и что сами взяли в долг. И как учитывать возврат долга в бюджете. Отмечу сразу, что речь идёт не о кредитах, взятых у банка – хотя и по кредитам вопрос тот же.
Мой друг заводил на каждого человека, у которого взял взаймы, или которому дал в долг, запись в Payees. Взял в долг – записал в доход от этого Payee. Возвратил долг или дал в долг – записал в расход в пользу Payee. Плюсы: можно вносить в бюджет выплаты долга как расход в пользу того или иного корреспондента. Минусы: сложно наблюдать за тем, кому сколько должен. Плодятся Payees, частенько ради 2 транзакций 1 Payee.
Я делал так. Сделал счет Долг. Взял в долг (получил возврат долга) – записал трансфер Долг -> Наличность. Отдал долг (дал в долг) – записал трансфер Наличность -> Долг. Плюсы: видна общая сумма долга (или сумма, которую должны мне). Минусы: практически нереально сделать разрез суммы по людям (к примеру, у первого взял 2500, второму дал взаймы 500, третьему дал взаймы 3500; в итоге мне должны 1500, но одному человеку я должен вернуть 2500). Не понятно, как учитывать в бюджете возврат долга.
Как вариант. Заводить на каждый долг отдельный счёт. Чтобы не плодились счета, закрывать счёт после выплаты долга. Но опять же остаётся вопрос – как учитывать в бюджете возвраты долга?
декабря 21, 2009
Подход у Вас правильный. Создаете счет «Долги» и переводите туда наличность, когда даете в долг. Чтобы понять, кому конкретно уходят деньги, используйте поле «Pay to:», в котором явно указывайте должника.
Чтобы отследить возврат долгов, навскидку предложу два варианта:
- просто удаляйте транзакцию по переводу наличности (с основного счета на счет «Долги»). Плохо тем, что не остается истории транзакций (не знаю, насколько это важно).
- делайте обратный перевод (Долги –> Основной счет). Предварительно создайте себя в качестве получателя и подставьте в поле «Pay to:». Так вы сможете увидеть общую сумму возвратов по долгам в отчете.
Что касается бюджета. Вопрос интересный. Мне кажется, что проще всего записывать их как «Add a one-time item». То есть как разовый случай. Просто долги, равно как и их возврат, сложно предсказать.
декабря 22, 2009
На каждого постоянного контрагента завожу счет, только нужно определится, если он должен чаще. то это актив (asset), если ему должен обычно, то это обязательство мое (liabilities).
Если случайные контрагенты, то заводятся два общих счета «Дебиторы» и «Кредиторы»
Выдача в долг: трансфер с налички на соответствующий счет, Paye – контрагент, при возврате – обратный трансфер и Paye – тот же контрагент, который возвращает долг.
Можно, например, работу выполнить в долг, тогда на счету «Дебиторы» с категорией «выручка» появится сумма, на наличку или на расчетный счет эта сумма переместиться, когда с вами расплатятся.
Вроде удобно отслеживать историю по постоянным контрагентам, и отчет быстро делается.
Отдельный счет для контрагента завожу только в том случае если завязываются отношения из 4…5 транзакций и видна дальнейшая перспектива и уже тяжело отслеживать его на общем счету. Завожу счет и все его транзакции переношу с общего счета на новый отдельный счет.
декабря 22, 2009
Интересный подход. Весьма практичный :)
Я так понимаю, Вы используете Money для небольшого бизнеса?
Если да, то может поделитесь опытом? Преимущества, недостатки, принципы работы и т.д. :)
декабря 23, 2009
Спасибо за идеи. Очень ценно. Слава, а как Вы учитываете в бюджете выплаты по долгам? Если учитываете, конечно.
В моём случае ситуация такая. Взял 10 000 на условиях, что каждый месяц буду возвращать по 2 500. Хотелось бы это отражать в бюджете.
декабря 24, 2009
Я в будущее смотрю не через бюджет, а через Cash Flow (выше писал уже).
В Bills Summary у меня записаны все периодические и разовые доходы и расходы на всех активных счетах, в том числе и трансферы на обязательства (кредитные счета).
В Cash Flow после этого видны прогнозируемые остатки на активных счетах, моя задача спланировать так, чтобы остатки были неотрицательные или чтобы была запланированная сумма на определенную дату.
декабря 24, 2009
Sabotage, Вы писали: «Что касается бюджета. Вопрос интересный. Мне кажется, что проще всего записывать их как «Add a one-time item». То есть как разовый случай. Просто долги, равно как и их возврат, сложно предсказать.»
По-моему, так не получится. Так как возврат осуществляется переводом, а не расходом. Фактически у меня даже категории расходов такой нет. Да, и даже если заведу категорию, то при переводе не смогу ее «задеть».
Ну, и еще вопрос в ту же тему. Хотя уже, возможно, надо это обсуждение переносить в следующую статью, которая о бюджете. Вопрос такой. К примеру, я решил, что хочу каждый месяц сумму Х из своих доходов откладывать на вклад «на черный день». Как учесть в бюджете? :) Счет с банковским вкладом в Money заведен. Хотелось бы учесть в бюджете этот перевод как расход (вывод из свободных денег). И при этом постараться сделать профицитный бюджет.
декабря 25, 2009
Согласен. При внимательном просмотре обнаружил, что категорию указать для перевода нельзя. Странно :)
Насчет накоплений. Посмотрел историю – я делал просто перевод, но в бюджете это не учитывал.
Как вариант, можно фиксировать это двумя транзакциями: списанием с лицевого счета и депозитом на банковский.Тогда и в бюджете можно учитывать и Д с К сойдется :)
декабря 25, 2009
Впрос, можно ли в транзакциях (Перевод (Transfer)) учитывать % с операций или данные вносятся по факту с предварительным расчетом на калькуляторе опреационных издержек?
февраля 8, 2010
Встроенного механизма работы с процентами при записи транзакций, к сожалению, нет.
Калькулятор в помощь :)
февраля 8, 2010
Друзья. помогите советом! Я около 10 (!) лет использую MS Money для домашней бухгалтерии. Последние годы – 2001 Deluxe. Сейчас, переустанавливая операционку, столкнулся с категорическим отказом этой старой доброй версии устанавливаться на комп. Сообщение: The AUTORUN.INF file is missing or corrupt. То же самое – и на 2005 версии, и на 2007 Deluxe. Менял системную дату – не помогает. Что делать?
мая 16, 2010
А как вы запускаете инсталляцию? Файлом Setup.exe? Или просто нажимаете на иконку диска?
Просто Autorun.inf для установки не нужен, а вот для запуска диска (образа) нужен.
Еще можно попробовать вот этот образ.
мая 17, 2010
Здравствуйте! Пользуюсь программой Microsoft Money 2007. Может кто-нибудь знает как в ней установить дифференцированные платежи по кредиту (начисление % с остатка кредита)? Устанавливаются только аннуитетные (равнозначные за каждый месяц. Старался как мог, даже пытался разобраться уплачиваются ли в США дифференцированные платежи. Только из-за этого уже подумываю отказаться от этой программы. Заранее благодарен за ответ!
июня 16, 2010
Интересный вопрос. А если завести счет, несколько раз поуказывать суммы вручную, а потом в свойствах поменять Amount на Estimate amount based on last number of instances?
июня 16, 2010