LifeMechanic

Маленького и большого масштаба дела сопровождают нас на протяжении всей жизни. При этом редко, когда на горизонте активности наблюдается полный штиль, гораздо времени на выполнение всех намеченных дел не хватает. Позитивного настроя такие ситуации не добавляют, а мысли периодически сводятся к тому, что 36 часов в сутках – не такая уж и плохая идея. Существенно облегчить эту проблему поможет грамотно построенный план действий. Он не сделает за вас все дела, однако позволит использовать драгоценное время более рационально. С чего же начать?

А начать желательно со сбора в одно большое хранилище всех задач, которые требуют от вас непосредственного вмешательства (более подробно об этом здесь).

После того, как все эти задачи собраны и отсортированы,  у вас перед глазами будет масштабный план,  временные рамки которого могут быть ограничены месяцами, а то и годами. Следующий шаг состоит в том, чтобы составить более детальный список действий (next actions), выполнение которых приведет к достижению целей (задач), указанных в масштабном плане.

Звучит немного запутанно, поэтому постараюсь объяснить на примере.

Допустим, начальник просит вас до конца недели сделать для него презентацию о результатах продаж по трём регионам за месяц, с которой он будет выступать на совещании топ-менеджеров. Вы бы рады этим заняться, но зубная боль посмтоянно напоминает о себе, не позволяя сосредоточиться на работе

В итоге получаем две задачи: к пятнице сделать презентацию о результатах продаж в трёх регионах и залечить дырку в зубе.

Набор действий для решения задач будет следующим:

• Презентация
  1. Подготовить макет презентации.
  2. Позвонить/написать ответственным сотрудникам для получения данных о продажах.
  3. Согласовать макет презентации с начальником.
  4. Дополнить презентацию полученными данными.
  5. Согласовать с начальником финальный вариант презентации.
• Стоматология 
  1. Позвонить в стоматологическую клинику и записаться на прием.
  2. Договориться с начальником о возможности визита к стоматологу в рабочее время (если потребуется).
  3.  Посетить стоматолога.

Выполнив все эти действия, вы добьётесь нужного результата – в пятницу презентация будет отправлена начальнику, а ваша голливудская улыбка станет предметом офисных сплетен.

 А теперь представьте, что таких задач перед вами стоит несколько десятков. И на каждую из них приходится по 5-10 действий. Неслабая вырисовывается матрица, согласитесь? А ведь хочется в процессе выполнения сохранить и трезвость мысли, и запас нервов. Отчасти помогает наш мозг, который превращает повторяющиеся действия в привычку, позволяя делать определенные вещи автоматически. Так, каждое утро вы уже просыпаетесь с предварительным планом действий: встать, умыться, позавтракать, поехать на работу и т.д.  От вас требуется придерживаться плана и выполнять его пункты в определенной последовательности, но вы запросто можете в это время думать о других, более значимых вещах.

Остальные действия должны быть сформулированы, проанализированы и занесены в список (To-Do List) для последующего выполнения. Ниже перечислены несколько советов, руководствуясь которыми, вы сможете  придать этому списку практичный, понятный и стройный вид.

Что нам стоит план построить.

Совет 1.  Как можно больше конкретики
Обычно список действий представляет из себя набор названий, дополнительные детали кототых остаются за кадром. Учитывая этот факт, название должно отражать всю суть происходящего.  Старайтесь избегать размытых формулировок, и особенно таких полетов творческой мысли как «Отчет», «Шины», «К врачу». Помните, что на момент создания этой записи, вы точно знаете о чем идет речь, но спустя два-три дня разного рода детали могут покинуть вашу голову в неизвестном направлении. Я стараюсь формулировать действия так, чтобы их мог с первого взгляда понять незнакомый человек. Помогает.

Совет 2. Соблюдайте чистоту и порядок.
Список невыполненных дел иногда раздражает, особенно в ситуации, когда времени мало, а дел много. Но еще больше раздражает когда список представляет из себя свалку, где вперемешку находятся дела неотложные и дела давно минувших дней. При работе с таким списком вы вместо того, чтобы заниматься непосредственно делами, тратите время на то, чтобы понять что ещё актуально, а что уже давно выполнено. Дабы избежать ненужной нервотрепки, периодически пересматривайте список, отмечая все завершенные дела. Идеальный вариант – когда список соответствует реальному положению вещей, то есть как только вы выполняете некое действий, тут же отмечаете это.  Я стараюсь придерживаться следующей стратегии: закрывать дела по мере исполнения, в худшем случае – в конце каждого рабочего дня. Такой подход помогает мне начинать утро с экономии нервов и чашечки кофе.

Совет 3.  Расставляйте приоритеты
Система приоритетов поможет вам с одного взгляда понять, что же все-таки делать дальше, а также спасет вас от ситуаций, когда маленькие по трудозатратам действия превращаются в большие по последствиям проблемы.  Этому способствует наш мозг, автоматически присваивая таким действиям низкий приоритет с формулировкой «Да потом сделаю, тут работы-то на 5 минут». В результате нескольких таких откладываний «на потом», вы рискуете в итоге вообще оставить данное действие без внимания или спохватиться слишком поздно. 

Совет 4.  Ограничивайте сроки
Годы практики убедили меня в том, что бессрочные дела – очень неудобная штука. В большинстве случаев они просто висят мертвым грузом в общем списке, тихонько покрываются пылью и мозолят глаза.  Приоритет у таких дел самый низкий, поскольку никто вас не торопит и не напоминает о необходимости выполнения. И удалить не удалишь – вроде как задача поставлена – и сделать не сделаешь, потому как есть  более важные дела. Чтобы избежать появления такого архива, присваивайте срок выполнения каждому действию, попадающему в список, даже если этот срок измеряется месяцами. И еще два небольших замечания:

 - старайтесь ставить сроки с запасом. Так, например, если срок выполнения – 2 недели, то  в списке лучше указать срок «12 дней».  Это поможет вам сгладить последствия проволочек со стороны исполнителей и даст некоторые время на исправление возможных ошибок в результате;

- избегайте «синдрома студента»,  не откладывайте все на последний момент. Иначе рискуете попасть в разного рода авральные ситуации (сроки поджимают -исполнитель вдруг заболел; надо доделать отчет, а тут вдруг совещания одно за другим и т.д.).

Совет 5. Не бойтесь ошибаться
Вас ни в коем случае не должно пугать, если некоторые дела не удается выполнить в срок, и приходится их переносить на следующие день-два.  Да, это не способствует поднятию настроения, если вы не успели доделать начатое или забыли что-то мелкое, работая над глобальным. Мало кто сможет с самого начала составить себе идеально удобный список и строго придерживаться его. Однако ничего страшного в этом нет, поскольку вы все равно получаете опыт планирования  и исполнения. Этот опыт позволит вам постепенно оптимизировать список дел, затачивая его под свой способ мышления. Хотя, конечно, если вы ничего не успеваете и поводом для этого является лень и Youtube, есть повод задуматься :) 

Выбираем планировщик

Для максимальной эффективности составленный вами план действий должен  постоянно быть в пределах досягаемости. Он должен быть удобным в использовании, отнимать минимум времени при поиске информации, быть гибким к внесению изменений и наглядным.

Многие из моих знакомых для управлениями своими делами обходятся ежедневниками, блокнотами и знаменитыми желтыми липучками. Я же  предпочитаю связку «компьютер-коммуникатор». Перепробовав за несколько лет офисной жизни с десяток интересных программ, пришел к выводу, что идеального решения (на мой взгляд) до сих пор не придумано: некоторым программам не хватает функционала, а некоторые наоборот настолько перегружены, что больше уходит времени на попытки разобраться с интерфейсом, нежели на ведение списка дел.  Есть отличный ресурс, на котором собрана информация о более чем 100 таких программ, я же расскажу только о тех, с которыми поработал некоторое время.

Категория 1.  Непритязательная

Если вам нужен  список дел, который просто будет перед глазами, без особых параметров, дополнительных настроек, всякого рода рассылок и делегирования, то под эту роль вполне подойдут:

• Rainlendar 2
  

 

 

 

 

 

Очень симпатичная и компактная программка, которая сочетает в себе список дел и календарь. Полностью изменяемый внешний вид, напоминания, категории, сверхкомпактный размер – все это присутствует (более полный список – здесь). Вообще, мне кажется, что разработчики руководствовались принципом «чем меньше – тем лучше». Долгое время пользовался именно ей. Платная версия сейчас стоит 10$ и добавляет возможность синхронизации с Google Calendar, Microsoft Outlook  и другими пользователями Rainlendar.

 Google Sidebar (гаджет Tasks)

 

 

 

 

 

 

 

Этот гаджет не подходит для серьезного использования в качестве списка дел, зато  очень хорошо подходит для записи мелких задач на день. Никаких дополнительных параметров: название задания и отметка об исполнении. Зато аккуратно, наглядно и перед глазами.  К минусам также можно отнести то, что гаджет является частью Google Sidebar, необходимость в которой вряд ли испытывает большинство пользователей. Кстати, есть похожий гаджет для Windows Vista Sidebar, но он имеет смысл только в сочетании с Microsoft Outlook.

Категория 2. Среднего масштаба

Перечисленные ниже программы предоставляют все необходимое плюс несколько дополнительных моментов. Именно эта категория наиболее удобна для первых попыток контроля за своими задачами.

Microsoft Outlook

 

 

 

 

 

Outlook той или иной версии есть на 90% копьютеров, работающих под Windows. В больших корпорациях это вообще стандарт (правда, в некоторых компаниях такой стандарт –  Lotus Notes, но их процент уменьшается с каждым днем). А значит у вас всегда есть под рукой система управления собственными делами. Функционально Outlook достаточно хорош: сетевая синхронизация, рассылка заданий по почте, делегирование, отслеживание, категоризация, фильтры, печать отчетов.  Программа приятно выглядит, особенно 2007 версия.   При всей спорности Outlook’а как почтового клиента, с организацией дел он справляется достаточно уверенно. Достаточно подробное описание основных принципов работы в Outlook вы можете найти на официальном сайте.

myLife Organized

 

 

 

 

 

Программа предназначена для персонального использования. Сетевые функции отсутствуют как факт. Но несмотря на это, перед нами образец комфортного минимализма. Многоуровневые списки очень наглядно представляют все ваши дела; также удобства добавляект возможность группировки дел  по конкретным проектам. Задачам можно ставить срок выполнения, приоритет и – своеобразная фишка myLifeOrganized – привязывать задания к местам, где их можно выполнить (магазин, рабочее место, переговорная). Уютно, аккуратно и удобно. Более подробно – здесь. Кстати, есть клиент под Windows Mobile.

FusionDesk

 

 

 

 

 

FusionDesk запомнилась мне прежде всего необычным красочным интерфейсом и ОЧЕНЬ удобными печатными формами списков и отчетов. Если вы ведете сразу несколько проектов, то каждый из них будет представлен в виде отдельной закладки, что удобно. Напоминания, ответственные, учет рабочего времени, синхронизация с Outlook,  статусы задач, приоритеты - все это идет только в плюс.  Я ей пользовался около полугода, при этом печатными формами списка пользовались мои подчиненные – все были довольны. Планируется выпуск версии под Windows Mobile, но планы эти в течение трех лет так и не осуществились.

 

Категория 3. Тяжелая артиллерия.
Эти программы можно сравнить с кухонными комбайнами. Они умеют всё и ещё чуть-чуть, обеспечивая наиболее комплексный подход к вопросу управления персональными и коллективными задачами. Обратная сторона медали: перегруженный интерфейс и время, затрачиваемое на освоение и привыкание.

do-Organizer

 

 

 

 

 

 

Мегапрограмма. С точки зрения возможностей. Просто на то, чтобы перечислить весь функционал уйдет 10-20кб неформатированного текста. Не верите? Подход максимально серьезный: все хранится в специально создаваемой базе данных, доступ через логин/пароль, для каждого пользователя можно настроить набор прав и функций.  Отслеживание задач является одним из многочисленных модулей программы. Для каждой задачи ставятся сроки, приоритеты и масса других дополнительных условий. Ответственные сотрудники при входе в базу будут видеть как те задачи, которые они поставили самостоятельно, так и делегированные задачи. Если бы не перегруженный интерфейс, всё было бы очень здорово, но мириада кнопок и панелей вгоняли в ступор даже бывалых ИТшников.  Для привыкания к программе требуется некоторое время, но проявив сноровку и терпение, вы можете получить в свое распоряжение очень мощный (и дорогой) инструмент. У меня не получилось :)

VIP Team To-Do List

 

 

 

 

 

Опять-таки комплексный подход (база данных, пользователи, все дела). Менее навороченный, чем doOrganizer, но более заточенный именно под задачи. Категории, приоритеты, статусы, проекты, ответственные – хороший джентельменский набор. К дополнительным плюсам относится удобное управление пользователями и гибкие настройки отчетов. В целом, особых эмоций программа не вызвала. 

Категория 4.  Вседоступная.

Речь идет об онлайн-планировщиках.  Этот вариант может подойти   тем, кто одновременно работает на нескольких компьютерах (рабочий и домашний), а также людям, не привязанным к офисному месту.  Еще это спасает в случае совместной работы нескольких людей, географически удаленных друг от друга.

RememberTheMilk

Пионер в своей области и самый универсальный вариант на данный момент. Все очень удобно, практично и аккуратно. Предлагает миллионы способов управления задачами: синхронизация со всеми мыслимыми и немыслимыми календарями и мобильными устроствами; Windows и Mac OS-версии; рассылки по электронной почте, смс и RSS. В общем все сделано так, чтобы задачи  были у вас под рукой вне зависимости от местоположения, настроения, погодных условий и ультраядерных флуктуаций.  В настоящий момент – мой выбор. Единственное – для синхронизации с мобильными устройствами вам придется купить Pro аккаунт, который стоит 25$ в год.

Todoist.com

Образец продуманного минимализма. Основные моменты: задачи групируются по категориям; вы можете создать несколько отдельных проектов; список задач имеет иерархическую структуру, что удобно; поддерживаютя горячие клавиши.  Плюс аккуратный интерфейс, который делает работу со списками приятной.

5PM
Очень серьезный инструмент, по своей функциональности не уступающий упомянутому выше doOrganizer’у. Здесь и отчеты и учет рабочего времени и хранение файлов и много-много пользователей. Все красиво, солидно и…дорого. Цены начинаются с цифры 18$ в месяц за 5 пользователей и 300мб под файлы.  Учитывая исконно русское отношение к платежам за использование программы, шансы на успех у проекта близки к нулю, однако как корпоративный инструмент вполне может пригодится.
Возможно, в поисках идеального решения  придется перепробовать 2-3 варианта, но это только добавит вам определенное количество опыта и поможет сформировать представление о том, какой же подход вам наиболее удобен.

 

На старт

Начать вести список дел не сложно, гораздо сложнее не махнуть на него рукой в тот же день. Но поверьте, как только формирование плана войдёт у вас в привычку, вы не сможете себе представить возвращение к привычному бардаку.

Я бы рекомендовал двигаться к цели по следующему пути:

1. Выберите инструмент для управления задачами
2. Составьте план действий на день
3. Попробуйте строго следовать ему в течение дня
4. Если результат вас устроил, попробуйте поработать так же до конца недели
5. По итогам недели сделайте вывод удобна ли система , все ли вас устраивает
6. В случе положительных результатов, попробуйте планировать на 2 дня вперед
7. Потом на неделю.

Ну а если вы научились планировать свои дела на неделю вперед, то и советы вам особо не нужны. Осталось только успевать ДЕЛАТЬ всё, что запланировано, оставаясь при этом спокойным и избегая таких ощущений как «месть», «кровожадность», «паника», «желание дать хорошего пинка» и т.д. Чуть позже попробуем загнать всё это в границы рабочего дня.

Успехов :)

Popularity: 26% [?]

Запись создана в Вторник, 24 марта 2009 г. в 12:31. Рубрика: GTD, Офис. Вы можете подписаться на комментарии к этой записи RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или отправить trackback со своего сайта.

 Распечатать