LifeMechanic

Спустя некоторое время работы в MS Money, у вас накопится достаточное количество информации о вашей финансовой жизни. Чем дольше стаж работы, тем сложнее становится ориентироваться в большом массиве чисел, столбиков и всякого рода значений. Как быть, если вы хотите получить ответы на вопросы типа «Больше ли я стал тратить на продукты или меньше?», «Сколько было потрачено на одежду за этот год?», «Сколько стоят все мои сбережения и активы?». Вся интересующая вас информация уже есть в наличии и разложена по виртуальным полочкам, осталось только вытащить её на свет в удобном и понятном виде. И вот в этот самый момент вам на помощь приходят отчеты. Которых в MS Money ну ооочень много. Давайте посмотрим.

Первое знакомство

Отчеты являются неотъемлемой частью программы и могут существенно облегчить жизнь, давая конкретные ответы на конкретные вопросы. Пользоваться ими несложно. Гораздо сложнее сформулировать правильный вопрос. Учитывая эту тонкость, программисты MS насоздавали огромное количество аналитических отчетов: хочешь – под одним углом посмотри на информацию, хочешь – под другим, можно цифры, можно графики, можно доли, можно за все время или за месяц, по одной категории или вообще по всем деньгам и т.д. Первый раз попадая в раздел «Отчеты» (Reports), ловишь себя на мысли, что глаза разбегаются от всех возможных вариантов выбора:

Для любителей многоэтажной скрупулезной аналитики это может быть находкой, поскольку информация представляется миллионами разных способов. Для обычных же обывателей (к которым я отношу и себя), первым шагом по настройке данного раздела будет переключения из режима Advanced reports в режим Essential reports. Для этого:

1. Нажмите ссылку Change reports settings в секции Other tasks
2. В открывшемся окне Change your report setting выберите пункт  Switch from Advanced reports to Essential reports
3. В выскочившем окошке нажмите кнопку Use Essential reports

Если  вы все сделали правильно, то список отчетов изменится на вот такой:

Именно на такой вариант я будут опираться в своем дальнейшем описании. И попроще, и посимпатичнее :)
Теперь давайте разберемся непосредственно с отчетами.

 

Отчет ежемесячный

В первую очередь сюда, конечно же, относится обобщающий ежемесячный отчет (Monthly report). Он содержит в себе подробную информацию о ваших доходах и расходах в течение прошлого месяца, расходах по категориям, историю вашей совокупной стоимости (net worth), а также информацию о пропущенных выплатах или счетах (если такие есть).  Сам отчет разбит на несколько частей:

Соотношение доходов и расходов (Income vs Expenses)
Здесь представлена суммарная информация о ваших доходах и расходах за месяц.  Разница между этими двумя величинами называется «потенциальные накопления» (potential savings). Потенциальные – потому что Money не знает, что вы сделали с оставшейся денежной суммой, но предполагает, что вы сохранили ее как накопления. Здесь же для сравнения приведена та же самая информация за месяц до отчетного:

 

Затраты за месяц, разбитые по категориям (Monthly expenses compared)
Здесь та денежная сумма, которую вы потратили за месяц, разбита на категории. Причем каждая из них сравнивается в процентах с предыдущим месяцем:

 

 

5 самых затратных категорий расходов за месяц (top five expense categories)
Сложно что-то еще добавить. Плюс здесь же статистика за прошлый месяц.

Динамика совокупной стоимости ваших активов (net worth).
Здесь отражается вся денежная масса на всех счетах, заведенных в MS Money, с учетом последнего месяца. Если доход регулярно превышает расход, динамика будет положительная и ваша совокупная стоимость  будет расти. Если же вы будете тратить больше, чем зарабатывать, график пойдет вниз, что не есть хорошо. На примере рассматриваемого бюджета можно увидеть, что в целом тренд положительный, однако несколько месяцев выбиваются в минус. При этом показано, насколько выросла цифра за отчетный месяц и какой она была на начало отчетного года. Если так пойдет и дальше, за финансовую стабильность семьи волноваться не придется :)

 

Совокупный долг и налоговые вычеты
Не знаю кому в России может пригодиться подобная информация. Вряд ли у нас много людей, которые пользуются одновременно несколькими кредитными картами и продумывают стратегию сокращения общего долга по ним.  Точно так же не будет полезна информация о том, как лучше подготовиться к заполнению форм W-2, 1099 и т.д. Хотя, если вы американец, - good luck my friend :)

 

Потенциальные финансовые проблемы
Здесь представлена информация о просроченных счетах, регулярных выплатах и прочих расходах. Оплачивать все желательно в срок во избежание санкций. И если задержав квартплату, можно запросто перенести платеж на следующий месяц, то с кредитом такой вариант не пройдет. Как минимум отделаетесь штрафными выплатами. «Нет неоплаченных счетов», «Нет просроченных выплат» – желательно, чтобы эта секция отчета всегда была таковой.

Прогноз состояния денежной массы (cash flow forecast)
Если вы ведете бюджет и регулярно заносите все свои доходы и расходы, MS Money будет в состоянии спрогнозировать вашу финансовую ситуацию на год вперед. Конечно же, все эти расчеты не стоит считать абсолютно надежными, поскольку основываются они на сухой статистике, а не на реальном положении вещей. Впрочем, об этом явно указано в описании прогноза: «Unless you incure unexpected income or expenses…» – «В случае если в течение года не появятся незапланированные доходы и расходы…». Если же вы будете жить ровно по тому бюджету, который заведен в программе, – прогноз сбудется. При этом, на графике можно видеть как общий прогноз, так и по каждому из  счетов отдельно.

 

Нерегулярные выплаты и переводы. Подоходный налог.
Здесь будут отражены запланированные разовые денежные выплаты и переводы. Например, транспортный налог. Плюс к этому совершенно бесполезная информация о подоходном налоге по-американски.

Отчеты полезные

С ежемесячным отчетом разобрались. Теперь давайте посмотрим, что еще можно найти в разделе Reports:

Практическую пользу здесь приносят следующие отчеты:

1. Затраты по категориям (Spending by category)
Если вы хотите посмотреть, на какую из категорий было потрачено больше всего денег, – вам сюда.  Для отчета можно выбрать любой интересующий вас период: прошлый месяц, с начала года, с самой первой транзакции, последние три месяца и т.д. Для этого выберите интересующее вас значение из списка Date range:

Дважды кликнув на значение интересующей категории, вы получите список всех относящихся к ней транзакций за выбранный период времени. Из этих транзакций можно сделать отдельный отчет, кликнув на Create report:

 

2. Затраты по получателю (Spending by payee)
Если вы хотите историю выплат конкретному получателю в течение определенного момента времени, пользуйтесь этим отчетом. Напомню, что для каждой транзакции вы указываете, кому перечисляются денежные средства, в поле «Pay to:». Именно по этому критерию и строится отчет. Например, вы взяли кредит в Сбербанке и каждый месяц выплачиваете равные доли. С помощью этого отчета вы сможете  посмотреть историю выплат и общую сумму.

Данные в отчете можно отсортировать по алфавиту, кликнув на название столбика Payee, и по возрастанию/убыванию денежной суммы, кликнув на название столбика Total. Период отчета выбирается из списка Date range. Дважды кликнув на любое из значений, вы также получите историю транзакций за выбранный период:

 

 

3. Сравнение затрат по категориям (Spending by category comparison)
Если вы хотите узнать динамику изменений в  затратах, вам пригодится этот отчет. Здесь вы можете сравнивать между собой разницу расходов в рамках одной категории, группы категорий, всех категорий. Для этого достаточно выбрать нужное значение в списке Categories. Чтобы указать какой период времени сравнивать, выберите соответствующий вариант в списке «Compare», с каким периодом  – значение в списке «To». На скриншоте, например, выбрана группа категорий Personal. При этом сравниваются значения текущего месяца с прошлым месяцем:

4. Отчет о выполнении ежемесячного бюджета (Monthly budget)
С помощью этого отчета вы сможете увидеть, насколько реальные цифры бюджета расходятся с запланированными. Идеальный вариант, конечно, когда цифры совпадают, но это случается достаточно редко, поэтому пугаться небольших расхождений не стоит. Однако если вы видите, что из месяца в месяц цифры не сходятся на существенную величину, бюджет необходимо скорректировать. Отчет можно строить за любой период времени, но желательно придерживаться ежемесячного интервала, чтобы увидеть есть ли у вас постоянные расхождения в какой-либо из категорий.

5. Ежемесячные отчеты (Monthly reports)
Здесь единым списком представлен архив тех самых ежемесячных отчетов, о которых подробно рассказано в самом начале.

 

Отчеты бесполезные

К бесполезным перечисленные ниже отчеты отнесены мною. Возможно, кто-то и найдет им практическое применение. Если удастся это сделать – пишите в комментариях, сделаю их рангом повыше :)

Итак. К списку ненужностей относится большая часть отчетов из режима Advanced reports. Совершенно не пригодится вся секция Taxes, поскольку американское налогообложение нас не касается:

Точно так же не имеет ценности секция Investments, поскольку котировки российских ценных бумаг и финансовых инструментов не отслеживаются (по крайней мере я не нашел, как можно их добавить):

Сюда же попадают отчеты об имуществе и денежных обязательствах (Assets and liabilities):

 

Если вернуться к режиму Essential reports, то я за 2 года не нашел применения следующим отчетам:

Совокупного долга по кредитным картам у меня пока не появилось, а российские котировки, как я уже говорил, не отслеживаются.

Отчеты персональные

В MS Money присутствует очень полезная функция – любой построенный отчет вы можете добавить себе в «Избранное» (Favorite reports). В дальнейшем вам не придется заново прописывать условия и задавать временной интервал, достаточно будет просто выбрать отчет из списка «избранных».

Для этого необходимо сформировать любой из заложенных в Money отчет с нужными параметрами, а потом нажать на Add to my favorite reports в меню Common tasks слева:

В появившемся окне обзовите отчет как вам удобно и нажмите OK:

После этих действий, отчет  можно будет найти в списке «избранных»:

Готово.

 

Всякое разное

Для дополнительных манипуляций с отчетами рекомендую обратить пристальное внимание на меню Common tasks, что находится в левой части окна.

С помощью этого меню вы можете:

1. Изменить вид отчета (Change view).
Изменяет внешний вид выводимой информации. Например, вы можете вместо диаграммы «пирог» выбрать представление в виде столбиков, или даже просто цифровое, без графики. Обратите внимание, что эта функция работает не для всех отчетов.

2. Распечатать отчет (Print this report).
Иногда бывает проще работать с бумагой, чем с цифрами на мониторе. А иногда монитора вообще нет под рукой. В таких случаях печатная копия отчета очень пригодится. При нажатии на Print this report откроется диалоговое окно настроек, где можно выбрать количество копий и качество печати:

3.  Отправить или сохранить отчет (Send to)
При отправке по электронной почте (Send to –> Mail recepient…) отчет прикрепляется как аттачмент. При этом, если в нем содержится графическая информация, он сохраняется в .bmp формате, а если только текстовая – то в .txt. Точно так же копия отчета сохраняется на рабочий стол (Send to –> Desktop). Только в этом случае помимо .txt – файла сохраняются еще и .xml и .csv копии. Если отчет представлен в графическом виде, он сохраняется в формате .bmp

4. Экспорт в Microsoft Excel (Export to Microsoft Excel)
Эта функция могла бы оказаться очень полезной, будь она доделана до конца.  В MS Money 2007 это просто выгрузка .csv файла, для приведения в порядок которого придется повозиться.  Ни разу не пользовался :)

5.  Настройка отчета (Customize report).
Эта функция активна только при включенном режиме Advanced reports и позволяет вам произвести более тонкую настройку любого из отчетов под себя. Сначала вы формируете отчет с заданными параметрами, а потом, нажав на Customize report, можете изменить просто-таки миллионы опций, включая названия, шрифты, цвета, общее представление:

 

Заключение.

Опыт показывает, что несмотря на все предоставленные варианты отчетов, постоянно пользуешься только двумя-тремя. Если вы склонны к дотошному анализу и любите смотреть на разноцветные столбики и диаграммки, возможно, эта цифра вырастет до 5-6. Но в любом случае стоит знать, что если вы зададитесь целью копнуть очень глубоко, MS Money это позволит; если же вы хотите каждый получать ответ на пару конкретных вопросов, то ит тут никаких проблем нет. Давайте я  назову все это красивым словосочетанием «универсальная масштабируемость» и закончу на этом :)

Успехов!

 

Смотрите также:
Часть 1 -  Почему именно MS Money и с чего начать
Часть 2 -  Счета, категории, получатели
Часть 3 - Движения денежных средств и периодические расходы.
Часть 4 – Формирование бюджета и отслеживание его выполнения.

Popularity: 18% [?]

Запись создана в Понедельник, 22 июня 2009 г. в 13:49. Рубрика: Финансы. Вы можете подписаться на комментарии к этой записи RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или отправить trackback со своего сайта.

 Распечатать