LifeMechanic

Самое сложное при переходе на удаленный режим работы – сохранить на прежнем уровне процессы, из которых состоит ваш бизнес. Влияние руководителя уже не так сильно распространяется на сотрудников, предоставляя им большую свободу и самостоятельность. И если раньше большинство мелких поручений обсуждалось и решалось в устном порядке, с разного рода эмоциональными окрасками, то теперь таких ситуаций будет гораздо меньше. В нынешних условиях необходимо более четко формулировать задачи и обязанности, чтобы избежать лишних вопросов и круговой безответственности. А для контроля за жизнью компании и возможности принятия адекватных решений, начальнику нужен мониторинг происходящего без постоянного общения по телефону. В итоге получаем непростую задачу:  построить взаимодействие таким образом, чтобы компания осталась «как на ладони».

Процессы

С одной стороны, может показаться, что хаос неминуем и единственный вариант его избежать – оставить все как было, вплоть до самых мельчайших деталей. С другой – перед вами отличная возможность пересмотреть накопленный багаж, выкинуть устаревшее барахло и начать играть по новым правилам.

Я за второй вариант. Объясню почему.

Независимо от выбранного варианта, необходимо продумать механизм работы и донести его до всех сотрудников, четко объяснив, кто и за что теперь отвечает. В противном случае, рискуете превратить свою квартиру в колл-центр в первые 3-4 месяца работы. А то и вообще вогнать весь бизнес в ступор.

Универсального решения этой проблемы не существует, но приблизительный порядок действий может выглядеть так:

1. Составьте реестр процессов. За месяц до переезда соберите мозговой центр компании и  совместными усилиями запишите те из них, где количество участников превышает два человека.
2. Пропишите основные этапы и ответственных. Желательно делать это в графической форме, поскольку текст часто воспринимается как унылое и монотонное целое. Оптимальный вариант – блок-схемы.
3. Обсудите каждый из записанных процессов. По очереди собираете участников, объясняете текущее положение дел и задаете вопросы на предмет внесения возможных изменений. Выслушивайте и фиксируйте даже самые, казалось бы, нереальные предложения. При этом принимать решения сразу же не стоит, желательно взять паузу на размышление.
4. Составьте финальный реестр с учетом внесенных по итогам обсуждения изменений и обязательно разошлите его всем сотрудникам. Даже если кто-то явно не участвует в процессе, знать общую картину не помешает.
5. Первый месяц после разъезда смотрите, как работает то, что вы напланировали, и собирайте обратную связь от сотрудников. Будьте готовы к тому, что реальность окажется далека от планов. Ничего страшного в этом нет, поскольку идеальных планов в природе не существует, нужно лишь быть готовым к оперативному внесению изменений.

Такой подход поможет избавить всех сотрудников – и особенно руководителя – от лишней головной боли. Время, которое могло быть потрачено на вопросы «Что дальше делать?», «А куда теперь нести?» и «А кто теперь отвечает за…?», уйдет на более полезные нужды.

Совместная информация

Одним из препятствий на пути нормальной и продуктивной работы компании может стать неосведомленность сотрудников о происходящих в компании событиях и отсутствие под рукой нужной информации. Если раньше можно было уточнить необходимое у соседа справа, то сейчас придется как минимум написать короткое сообщение и ждать ответа. Или позвонить тому, кто знает ответ. Или написать письмо по электронной почте. При этом самого человека может не быть на месте какое время. В итоге, получаем нежелательные задержки в работе и раздражение сотрудников (результат ведь никто не отменял, а время идет).

Чтобы сотрудники не спотыкались на таких мелочах, желательно всю  полезную информацию  размещать в общий доступ. Вот наиболее часто встречающиеся примеры данных, пользоваться которыми будут практически все:

• Клиентская база. Контакты, адреса, комментарии, сопроводительные документы, юридические детали - все, что связано с контрагентами, должно быть доступно сотрудникам в том или ином виде. Это может быть общая адресная книга в почтовой программе,  может быть CRM-система, может быть просто Excel-файл или база данных в 1С. Важен результат: сотрудник не должен тратить уйму времени на поиск нужного контакта заказчика или поставщика, все должно быть под рукой.
• Договора и все, что требует нумерации. Проблема в основном касается людей, отвечающих за создание официальных документов компании. У каждого подобного документа должен быть уникальный номер, и обычно соблюдается последовательная  нумерация в течение года. В таком случае, при создании очередного документа, обязательно встанет вопрос – «Какой номер ему присвоить?». Если этими вопросами заведует один человек, проблемы можно избежать, но если в процесс вовлечены 2 и более сотрудников, риск получить разные документы с одинаковыми номерами возрастает в разы. Избежать этого поможет реестр документов, в котором будут фиксироваться все новые экземпляры.
• Бюджет. Если все, даже самые маленькие, финансовые траты одобряются и осуществляются только руководителем, возможно и нет необходимости размещать информацию в общий доступ. Если же в этот процесс вовлечены несколько сотрудников – надо делиться. Сотрудники должны знать есть ли у них свободные средства, могут ли они рассчитывать на те или иные траты. Возможно, не всю финансовую картину стоит доносить до общего сведения, но основные моменты, из-за которых могут быть задержки (запросы, вопросы, телефонные звонки) все-таки стоит обнародовать.
• 1С Бухгалтерия (Предприятие). Здесь подразумевается не только,  как база данных для ведения бухгалтерской документации и отчетности, но и как источник аналитической информации. Сопроводительные документы, отчеты, печатные формы – все, что помогает бизнесу быть эффективнее. Процессы наверняка поменяются, в связи с переездом, и роль такого рода системы существенно возрастет. Прелесть 1С в том, что из нее можно сделать что угодно за приемлемые деньги. Вплоть до системы согласования договоров и учета рабочего времени. Все зависит от поставленных задач. По собственному опыту могу сказать, что в умелых руках 1С творит чудеса (это не реклама :)
• Все, что требует обсуждения. Макеты, проекты, документы, шаблоны – все, что вызывает дискуссию должно быть доступно и лежать на поверхности. Обсуждать по электронной почте не рекомендую, поскольку письма имеют обыкновение теряться и не доходить до адресата. Лучше выкладывать файлы в общий доступ и работать с ними. Если это документы Microsoft Office, пользуйтесь комментариями или режимом правок. Если файл напрямую сопроводить комментариями не получится – создайте документ в Word и записывайте туда всю историю обсуждения.

Проекты

Отдельного упоминания заслуживает проектная деятельность.  В данной ситуации основная нагрузка ложится на плечи руководителя проекта. Управлять будет сложнее, это факт.  Поэтому особое внимание надо уделить инструменту, который поможет вам сохранить проект единым целым и не рассыпать его, как конструктор по полу. Основные функции инструмента – мониторинг текущей ситуации, постановка задач, отслеживание времени и общение с участниками.  Очень хороший список таких программных инструментов представлен здесь. Самым раскрученным решением является Microsoft Project, но по личному опыту могу сказать, что программа очень и очень далека от идеала.

Я свой выбор остановил на онлайн-решении – Basecamp. Лаконичный интерфейс, отличные возможности для ведения списка задач, общение с участниками, обсуждение деталей – все это присутствует. Два основных минуса – английский интерфейс и ежемесячная плата. Расценки вполне скромные – 24$/месяц за 5 проектов и 3 гигабайта под файлы. Тут, правда, надо уточнить, что бесплатная версия позволит вам создать и вести 1 полноценный  проект. А уместить туда можно очень много всего :)

Более подробно о вариантах смотрим здесь. Английский же особой помехой не станет, поскольку появляется только в пунктах меню, а вся переписка и наполнение проекта может вестись на русском языке.

Вообще, если с английским языком у вас проблем нет и отношение к платежам через интернет нормальное, очень рекомендую обратить внимание на ресурс 37signals.com. Basecamp является частью представленного там масштабного решения, обслуживая вашу проектную деятельность. Остальными кусочками мозаики являются:

- Highrise – CRM-система для работы с информацией о контрагентах
- Backpack – групповой календарь, органайзер, интранет
- Campfire – групповой чат с возможностью приглашения внешних собеседников

Пакет Basic всех четырех решений одновременно обойдется вам в 100$/месяц. С одной стороны, деньги для программных решений ощутимые, с другой стороны, потенциальный выигрыш измеряется гораздо большими суммами. К тому же,  вполне возможно, что вас устроит пользоваться ограниченными бесплатными вариантами.

Конечно же, это не единственный вариант, и в интернет можно найти огромное количество аналогичных сервисов:
DeskAway.com
Zoho.com (кстати, на ZoHo можно посмотреть повнимательнее ибо список их сервисов огромен)
GoPlanApp.com
CoMindwork.ru
WebAsyst.ru

Остается только выбрать наиболее удобный, эффективный и приятный глазу.

Документооборот

С электронными процессами ситуация более-менее прояснилась. Теперь надо определиться как быть с потоком макулатуры, которая неизменно преследует любой бизнес. Часть документов можно гонять туда-сюда в электронном виде, часть можно отправить по факсу, но подавляющее большинство должно быть в бумажной форме со всеми необходимыми регалиями (подпись, печать и т.д.). Хорошей идеей будет печатать документы сразу  на принтер руководителя: распечатали, забрал, подписал.Сложнее если документ должны подписать два и более лиц. Тут надо договариваться либо о периодических передачах накопившихся документов посредством курьера, либо о сборе подписей во время регулярных личных встреч. Человеку, ответственному за хранение бумажных копий, необходимо адекватным образом обустроить рабочее место, чтобы не приходилось искать нужный листок в кипе бумаг.

Скорее всего, придется отказаться от бумажного согласования документа  и автоматизировать этот процесс. Необходимые комментарии и резолюции можно вносить в электронную копию. А собирать подписи лучше уже на финальной версии документа. В противном случае, вопрос может растянуться не на одну неделю.

Заключение

Кто-то может подумать, что все это чересчур серьезно и для маленького бизнеса нет нужды в таких заморочках.  Возможно. Тогда достаточно разъехаться по домам и начать работать как получится, попутно внося коррективы и надеясь на «авось». Но уж больно велика цена вопроса  в данном случае – быть бизнесу или не быть. Предварительная подготовка позволит вам сразу заняться работой, не отвлекаясь на выступающие со всех сторон несостыковки. А заодно и лучше понять, как работает весь построенный вами механизм.

Успехов!

Popularity: 8% [?]

Запись создана в Среда, 29 июля 2009 г. в 9:10. Рубрика: Офис. Вы можете подписаться на комментарии к этой записи RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или отправить trackback со своего сайта.

 Распечатать