LifeMechanic

В течение рабочего дня каждому клерку приходится решать кучу разных вопросов. Это может быть мелочь, вроде вставки скобок в степлер, а может быть организация совещания для приехавших в Россию топ-менеджеров. Все эти дела при должном подходе будут аккуратно зафикисированы и распланированы, а при наличии силы воли  выполнены и даже перевыполнены. Часто ли при этом возникает в голове мысль о целесообразности конкретных поручений? Предположу, что нет, так как в основной своей массе, офисные работники – исполнители без права голоса. Так они о себе думают, по-крайней мере. Отсюда и подход к постановке задачи – «так надо!». Но грамотный клерк перед исполнением  еще и задастся вопросом «зачем?». Это волшебное слово помогает оградиться от бессмысленной рутины и впустую потраченного времени.

Просыпаемся

«You take the blue pill, the story ends, you wake up in your bed and believe whatever you want to believe. You take the red pill, you stay in Wonderland, and I show you how deep the rabbit hole goes.» – Morpheus

Иногда очень удобно делать что-то, не думая. Просто сделать и забыть. Одно, пять, десять, двадцать поручений – все это выполняется и складируется на задворках истории. Миллионы клерков закрывают миллиарды часов простой суетой с одной только целью – чем-то занять свой день. Есть начальник, который отдает приказания, есть удобное рабочее место, деньги капают, мухи не кусают – отлично устроился. Попал в свою «зону комфорта». Думать и искать смысл в этой суете лень и страшно. Лень – потому что за тебя уже подумали наверху, раз дали эту задачу на выполнение. Страшно – потому что когда начинаешь задаваться вопросами, ответы могут напугать своей честностью, к которой ты не готов.

Так и работает офисная масса изо дня в день, сидя в серых стенах, занимаясь непонятно кому нужными делами, в надежде на повышение, бонус или выигрыш в лотерею (выглядит это приблизительно вот так). Мозг при этом постепенно покрывается жирком; мотивация снижается, на первое место выходят деньги. Потом пропадает интерес к работе, и она заменяется на «одноклассники-вконтакте-скайп-аська». Деньги капают – и ладно. Иногда в голове шевельнеться мысль, что было бы неплохо поменять вектор движения, но это быстро проходит. Тех, кого такое развитие событий устраивает, я не осуждаю – каждый волен проживать свою жизнь так, как ему нравится. Но несколько советов хочу дать именно тем, кто пытается наполнить свои будни смыслом, целями и пониманием. Если если весь мир согласился шуршать бумажками с 9 до 5 и вы являетесь частью этого процесса – попробуйте шуршать осмысленно.

Предположу, что если у вас активная жизненная позиция, то все ниженаписанное вам и так уже известно и практикуется. Я этому только порадуюсь (и попрошу советов :). Если же вы сейчас пытаетесь  понять, для чего эти ежедневные поездки в офис, кроме финансовой компенсации раз в месяц, возьмите на вооружение простой, но весомый вопрос – «зачем?». Используйте его применительно к работе, начав с небольших рутинных задач и копая все глубже. Возможно вам понравиться настолько, что сподвигнет на некоторые изменения в жизненной позиции. По себе могу сказать, что это затягивает и помогает смотреть на происходящее в жизни с отличной от многих перспективой. Но давайте по порядку.

Итак, офис, работа, задачи и вы. Жгучее желание понять значимость происходящего не дает вам покоя, решительность переполняет и мотивирует на активные действия. Осталось только определиться с чего начать. А начать надо с себя.

Договариваемся с собой

Alice: Cheshire Puss, would you tell me, please, which way I ought to go from here?
Cheshire Cat: That depends a good deal on where you want to get to.
Alice: I don’t much care where-
Cheshire Cat: Then it doesn’t matter which way you go.

Прежде чем вовлекать кого-то еще в процесс поиска смысла, потренируйтесь на себе. Это поможет вам более четко сформулировать собственное понимание и попрактиковаться в его претворении в жизнь.Я не буду пускаться в философские рассуждения относительно значения слова «смысл». Скажу лишь как я сам это понимаю. Для меня смыслом наполнены те действия, которые направлены на достижение поставленной цели. Именно с точки зрения цели становится понятно правильно ли вы двигаетесь и тем ли занимаетесь. К сожалению, в нашей стране культура целеполагания практически отсутствует. За наших родителей цели ставила партия, а они, не имея подобного опыта, воспитывали нас в общих понятиях. Не скажу за ВСЕХ родителей, но по опыту это подавляющее большинство. Кстати, сама же партия (в настоящий момент - партии) в лице представителей на местах - политиков – очень успешно показывала нам, что заниматься этим бесссмысленно. Вспомните, когда политиками достигались поставленные цели и вы поймете о чем я :).

Как результат, немногие из нас умеют и хотят формулировать для себя глобальные цели и постепенно продвигаться к их достижению. Большая часть просто не заморачивается, обговаривая самые главные моменты на словах (что уже неплохо – хоть какой-то вектор направления). Это касается и личной жизни и офисной. В личную жизнь я не полезу, уж слишком там все индивидуально, а вот набор самых популярных целей офисного пространства предположу:

- заработать денег на содержание семьи
- сделать здесь карьеру или хотя бы набрать стаж, чтобы потом записать в резюме
- улучшить свое финансовое состояние (гибрид первого и второго)
- купить машину,квартиру, домик в деревне…
- понравиться начальнику
- научиться совмещать работу с личными делами
- получать зарплату с наименьшими усилиями

и так далее. Если подобная цель у вас есть – отлично! Как минимум, вы знаете чего хотите. Если нет – не поленитесь, потратьте несколько минут и сформулируйте ее для себя. Только по-честному, иначе вся затея теряет смысл. И осторожнее – у офисных работников ум очень хорошо заточен под объяснения себе необходимости именно работать и именно здесь, так что докопаться до правды будет непросто :) Я пока подожду.

…10-30 минут спустя…

Теперь, когда у вас в голове есть приблизительное понимание в какую сторону двигаться, можете посмотреть на окружающие вас задачи и оценить их значимость применительно к вашим интересам. Пересмотрите свой план дел на неделю. Вспомните все, что происходило с вами на работе за прошлые две недели. Как там со смыслом? :)  Вот тут и вступает в игру наше стратегическое слово «зачем». Зачем я проверяю почту 50 раз в день? Зачем изо дня в день вбиваю цифры в таблицу? Зачем трачу неделю и половину нервной системы на сбор информации для отчета? Следующий вопрос, который должен возникнуть в голове  – «Можно ли что-то поменять и отказаться от ненужной суеты и бесполезных неэффективных задач?» Ответ – конечно можно. И даже нужно. Иначе вы рискуете потратить большую часть своего времени на разбор и оптимизацию этой псевдоработы.  Представьте, что у вас в холодильнике скопилась просроченная еда. Вы собрали все эти баночки и упаковки, пронумеровали и аккуратно разложили в дальний угол полки, максимально сэкономив занимаемое ими пространство. Получился системный подход, да и место освободилось. А ведь можно было просто выкинуть весь этот мусор:  и быстрее и практичнее. Так же с делами: перед тем, как тратить время на обработку и решение, подумайте, а надо ли вообще ими заниматься или лучше сразу их выкинуть на свалку истории?

Как-то сумбурно получилось, поэтому попробую выделить основную мысль еще раз – перед тем, как приступать к выполнению поручения, задумайтесь имеет ли смысл это делать, причем именно так, как сказали. Не стесняйтесь задавать вопросы и просить объяснений. Не стесняйтесь иметь собственное мнение. Чем больше вы будете анализировать происходящее, тем лучше будет результат на выходе: вы сможете стряхнуть с себя ворох необязательных задач и сфокусироваться на том, что действительно важно.

Первым в расход может пойти то, что вы напланировали к выполнению сами. Нужен ли кому-то отчет по продажам в разрезе регионов, или вы решили его сделать просто, чтобы занять свое свободное время? Нужно ли вам отсортировать контакты в электронной почте по департаментами или вы просто тянете время перед неприятным звонком одному из клиентов? Со входящими заданиями будет немного сложнее, поскольку приоритет и сроки уже обозначены за вас, и просто так отменить даже самое глупое из них не получится. Но бороться с этим нужно все равно. Самый приятный вариант – когда у вас достаточно полномочий, чтобы самостоятельно решать, какие задачи с себя стряхивать. Но чаще всего над клерком стоит начальник, с которым необходимо все эти изменения согласовывать, и, вполне вероятно, у него будет другой взгляд на вещи. Попробуем его убедить.

Договариваемся с начальством

«Подчиненный перед лицом начальствующим вид должен иметь лихой и слегка придурковатый, дабы разумением своим не вводить в смущение начальника» – Петр I

Основным источником входящих задач для вас почти всегда будет начальник. Даже если вы договорились о каких-то делах с другими коллегами, у него будет право подкорректировать развитие событий или вообще наложить вето. Он же будет периодически подсыпать камней в ваш огород, как согласовываясь с вами так и нет. Иногда это радует, особенно, когда задания приходятся по душе, а иногда раздражает, особенно когда предстоит большая работа, результаты которой вряд ли кому-то пригодятся. Повлиять на жизненные взгляды и методы управления своего менеджера вы вряд ли сможете, а вот выстроить взаимовыгодные отношения – вполне. И что самое интересное, при должной сноровке ваша личная выгода не будет лежать у всех на виду. Если вы просто подойдете и скажете «мне неинтересно вот это и вот это, а еще лень делать вот эти три, поэтому я не буду ими заниматься» – начальник от души посмеется и отправит вас работать дальше. Тут нужен аргументированный подход.

Помните, что ваша основная цель в этих диалогах – уменьшить количество бесполезных (для вас) задач. Параллельно с этим можно преследовать и более приземленные шкурные интересы: показать себя как ответственного работника; обозначить вдумчивый подход; наладить контакт с начальником на перспективу и т.д. При желании можно, конечно, и поменять приоритеты, просто делать вид, что вы пытаетесь что-то изменить, но это быстро станет очевидным и доверие будет подорвано. Давайте более предметно:

1. Уточните задачу. Иногда возникает ситуация, когда неимоверными усилиями закрытая в срок задача оказывается забракованной. Причиной этому становится неправильно понятый конечный результат. Вы сделали одно, а начальник имел ввиду совсем другое. Дабы избежать подобных казусов, при получении задачи озвучьте ее своими словами, чтобы убедиться в одинаковом понимании. Не до конца понимаете чего от вас хотят?  Задавайте уточняющие вопросы до тех пор, пока у вас в голове не сформируется хотя бы приблизительный набор действий. Хуже будет, если вы промолчите, а потом сами додумаете.

2. Предложите свой вариант. Это касается как небольших поручений, так и глобальных изменений в процессах. Например, от вас просят отчет с данными по продажам за квартал. Формат отчета ужасен, вычисления многоэтажные, данные раскиданы так, что приходится проверять каждую цифру в нескольких местах. Можете отдать под козырек, проковыряться и заполнить в срок. А можете уточнить, нужен ли сам отчет или нужны конечные цифры по продажам? Вполне возможно, что интерес будет именно в цифрах, а вы знаете как их получить и без этого дурацкого отчета. Основная идея таких вопросов – предоставить вам возможность добиться результата удобным именно для вас способом. То же самое касается и процессов. Если вас не устраивает процесс, частью которого вы являетесь, предложите свои идеи по оптимизации.  Не устраивает, что данные поступают 5-го числа и из-за этого у вас день пропадает – попробуйте договориться, чтобы все присылалось к 4-му.

3. Просите нужное. Считаете, что выполняете чужую работу? Озвучьте это, но только предложите не просто избавить вас от этих дел, а дать вам что-то другое взамен. Чтобы ни у кого даже и мысли не возникло, что вы лентяй и халявщик (да как они смеют!). Понимаете, что вам для развития нужны курсы по управлению проектами? Подведите под это резонное обоснование с точки зрения полезности для компании – и вперед, к начальнику. У каждого клерка есть свои интересы, но далеко не каждый готов их озвучить. Не бойтесь идти с такими предложениями. Худшее, что может случиться – вам откажут. Но лучше сожалеть о том, что сделал, чем о том, что не сделал. (С)

4. Расскажите о своих предпочтениях. Хотите больше заниматься аналитической работой? Скажите об этом и попросите все похожие задачи передавать вам по возможности. Поверьте, любому начальнику будет приятно видеть, как его подчиненный знает и понимает, что делает (пусть даже истинные мотивы и лежат немного в другой плоскости. тсс! :) В этом же разговоре можно упомянуть о тех делах, которые вызывают у вас зевотный рефлекс и угнетающую демотивацию. Даже если ваши пожелания не будут выполнены сразу, вполне возможно, что это сыграет на вас: когда подвернутся соответствующие задания, угадайте, о ком подумают в первую очередь?

И обязательно морально подготовьтесь к тому, что начальнику будут до лампочки все ваши выкладки и обоснования. При этом необязательно считать его морально неполноценным и не видящим дальше определенных частей своего тела. Возможно у него точно так же есть свои цели, в которые ваше предложение не вписывается. А может просто момент был неудачный. Неважно. Попытайтесь еще раз. Когда у вас перед глазами есть цель и вы знаете в какую сторону идти, шагается проще

На правах послесловия

Эта статья далась мне труднее, чем любая из предыдущих. Вроде и тема понятна, и мысль, которую хотел донести, тоже, но как-то слова тяжело вязались в предложения, а предложения никак не хотели стыковаться друг с другом. Возможно, потому что затрагиваемые вопросы выходят за рамки общепринятого положения вещей. Но надеюсь, что основной месседж – думайте, чем вы занимаетесь – будет вами услышан и сподвигнет на покорение новых вершин.

Успехов :)

Popularity: 4% [?]

Запись создана в Суббота, 26 декабря 2009 г. в 16:21. Рубрика: GTD, Офис. Вы можете подписаться на комментарии к этой записи RSS 2.0. Вы можете оставить отзыв, или отправить trackback со своего сайта.

 Распечатать